Wordの定石 A41枚文書の作り方
図1は、その手順で作成した社内向けの報告書。見やすいレイアウトになっているものの、残念ながら文章が2ぺ一ジ目にあふれてしまった。この「あふれ現象」は、Wordの文書作成でよく起こる問題だ。
報告書の例では,文章が2ぺ一ジ目の半分近くまではみ出している。こうなると、つい修正を諦めがちになるが、文書を2枚に印刷するのは絶対に避けたい。大きな空白を残した2ぺ-ジ目は野暮だし, 何より紙の無駄。さらに、報告書をA4一枚にまとめられない無能ぶりをさらすことにもなる。
よく起こる問題には、必ず適切な解決方法がある。それが言うなれば、Wordの定石テクニックだ。実際2 ぺ一ジ目にはみ出した文章は、この定石(2つの設定変更)で1ぺ一ジに収めることができた(図2)。両者を此べると、明らかにA4一杖の方がスマート。ぜひ、このテクニックを身に付けていただきたい。
1ページの文字量を増やす
「あふれ現象」の主たる原因は、Wordのぺ一ジ設定にある。初期設定で、用紙の余白と行間が広めに取られているため、1ぺ一ジに入力できる文字量が少ないのだ。 新規文書を確認すると、上の余白が35mm, 下と左右の余白が30mm に設定されている(図3)。
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